Ein Leser aus Florida fragt:
„Wie schreibe ich eine Leistungsbeurteilung? Mein Unternehmen wächst und während wir versuchen, mündliches Feedback zu geben, habe ich das Gefühl, dass es formeller werden muss. Aber ich bin ein bisschen ratlos, wo ich anfangen soll. Ich brauche Beispiele für Leistungsbeurteilungen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Können Sie mir helfen?“
– Tomas aus Miami
Danke für Ihre Frage, Tomas. Wie Sie wahrscheinlich wissen, gehört zu einer Mitarbeiterbeurteilung mehr als nur das Ausfüllen eines Formulars.
Allerdings ist die schriftliche Form sehr, sehr wichtig. Warum? Sie verleiht Leistungsbeurteilungen Struktur. Und sie zeigt dem Mitarbeiter, dass Sie ihn oder sie für wichtig halten, weil Sie sich die Zeit genommen haben, eine Beurteilung zu verfassen.
Leider gehen viele Manager und Unternehmer Leistungsbeurteilungen mit so viel Enthusiasmus an wie eine Wurzelbehandlung. Also ein großes Lob an Sie, dass Sie eine „formelle“ Leistungsbeurteilung für Ihre Mitarbeiter durchführen möchten.
Kommen wir gleich zur Sache und zeigen Ihnen, wie Sie eine tolle Jahresbeurteilung abgeben und das ganze Jahr über die beste Leistung Ihrer Mitarbeiter erzielen. Wir stellen Ihnen Mustersätze zur Verfügung und verlinken Sie zu einem Leistungsbeurteilungsformular und ausgefüllten Leistungsbeurteilungsbeispielen.
So bereiten Sie sich auf eine Leistungsbeurteilung vor
Betrachten Sie eine Mitarbeiterbeurteilung als einen einjährigen Zyklus und nicht als ein einmaliges Ereignis. Schließlich bleiben Ihre Mitarbeiter nicht einfach „auf Eis“, bis ein jährliches Ereignis ansteht, oder? Sie erbringen Leistung. Und Sie coachen sie (hoffentlich) das ganze Jahr über.
Der Jahreszyklus gipfelt in einer formellen Beurteilung. Diese jährliche Beurteilung sollte jedoch widerspiegeln, was im Laufe des Jahres geschehen ist. Es sollte nicht die einzige Gelegenheit sein, über die Leistung zu sprechen oder Feedback zu geben.
Hier sind die 5 Phasen des jährlichen Leistungsbeurteilungszyklus.
- Geben Sie das ganze Jahr über regelmäßig Feedback
- Bitten Sie den Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Beurteilung, eine Selbstbewertung zu schreiben
- Sie schreiben eine Leistungsbeurteilung, in der Sie den Mitarbeiter bewerten
- Führen Sie das Überprüfungsmeeting persönlich durch
- Wenn Sie eine leistungsbezogene Gehaltserhöhung gewähren, teilen Sie dies dann oder kurz danach mit.
Dann ausspülen und jedes Jahr wiederholen.
Lassen Sie uns die einzelnen Phasen genauer aufschlüsseln.
1. Geben Sie das ganze Jahr über regelmäßig Feedback
Wenn Sie das ganze Jahr über gute Leistungen erzielen möchten, müssen Sie das ganze Jahr über regelmäßig Feedback und Coaching geben. Hier sind einige Richtlinien für das Geben von Feedback:
- Geben Sie Feedback meistens mündlich. Mitarbeiter sind weniger ängstlich und empfänglicher, wenn Sie ihnen regelmäßig kleine Feedbackhäppchen geben. Machen Sie keine große Sache daraus, Feedback zu geben.
- Geben Sie mehr positives als negatives Feedback. Wie heißt es doch so schön: Mit Honig fängt man mehr Fliegen als mit Essig? Wenn Sie mehr von etwas wollen, funktioniert positive Verstärkung. Das heißt nicht, dass Sie Korrekturen oder Kritik vermeiden müssen. Geben Sie sich einfach Mühe, positive Dinge zu sagen. Manche Arbeitgeber wenden ein Verhältnis von 3:1 oder sogar 5:1 an, wenn es um positives gegenüber negativem Feedback geht.
- Bieten Sie auch proaktive Schulungen an, nicht nur nachträgliche Kritik. Jeder kann von einer Schulung profitieren – unabhängig von der Erfahrung oder der Anzahl der Berufsjahre. Wir alle müssen unsere Fähigkeiten verbessern. Manchmal hilft es, Richtlinien oder Anweisungen schriftlich festzuhalten, damit sie besser im Gedächtnis bleiben.
2. Bitten Sie den Mitarbeiter, eine Selbstbewertung zu schreiben
Wenn der Zeitpunkt für die jährliche Beurteilung näher rückt, bitten Sie den Mitarbeiter, eine Selbstbewertung auszufüllen. Grundsätzlich können Mitarbeiter genau dieselbe Vorlage für die Leistungsbeurteilung verwenden, die Sie für ihre Beurteilung verwenden. Der Mitarbeiter füllt einfach eine Version des Dokuments aus, in der er seine eigene Leistung widerspiegelt.
Die Vorteile einer Selbstevaluation sind enorm:
- Es macht die Mitarbeiter selbstbewusster. Wenn ein Mitarbeiter sich hinsetzen und über alle Kategorien nachdenken muss, nach denen er oder sie bewertet wird, wird es wahrscheinlich einige private „Oh oh“-Erkenntnisse geben. Mitarbeiter beginnen sich vorzustellen, wie sie in den Augen anderer wirken. Dies macht sie im kommenden Jahr zu einem effektiveren Mitarbeiter.
- Eine Selbsteinschätzung verleiht auch Selbstvertrauen. Wenn Mitarbeiter bewusst darüber nachdenken, was sie erreicht haben und welche gute Arbeit sie geleistet haben, werden sie ganz natürlich ein wenig stolz sein. Sie werden ihre Arbeit mit mehr Selbstvertrauen angehen.
- Eine Selbsteinschätzung kann für Sie als Chef sehr aufschlussreich sein. Vielleicht haben Sie einige der Leistungen des Mitarbeiters vergessen. Und Sie beginnen vielleicht, die Dinge besser durch seine Augen zu sehen. Manchmal offenbaren sich Arbeitsbedingungen, die sich negativ auf die Leistung auswirken können – Bedingungen, die Sie beheben können, sobald Sie davon erfahren. Ich habe meine Einschätzung oft geändert, nachdem ich die Selbsteinschätzung eines Mitarbeiters gelesen hatte.
Beispiele für die jährliche Leistungsbeurteilung, Selbstbeurteilung von Mitarbeitern
Bitten Sie den Mitarbeiter, Ihnen kurz vor dem geplanten Meeting seinen ausgefüllten Selbstbewertungsbogen zukommen zu lassen. Ein oder zwei Tage im Voraus sollten ausreichen, um den Selbstbewertungsbogen durchzulesen. Vergessen Sie nicht, den Mitarbeitern während ihres Arbeitstags Zeit zu geben, um den Selbstbewertungsbogen auszufüllen.
Manchmal hat ein Mitarbeiter Angst davor, das Formular auszufüllen. Machen Sie keine große Sache daraus. Erinnern Sie ihn daran, dass es zu Diskussionszwecken und nicht aus anderen Gründen geschieht. Sie könnten den Mitarbeiter auch einfach mündlich mitteilen lassen, wie er seine Leistung einschätzt. Lassen Sie das Formular nicht zum Knackpunkt werden.
Schauen Sie sich unsere Vorlage für Leistungsbeurteilungen an
Hier ist eine Vorlage für eine Leistungsbeurteilung, die ich im Laufe der Jahre entwickelt habe. Sie zeigt ein Beispiel für eine Selbstbeurteilung eines Mitarbeiters, damit Sie sich ein Bild von Beispielsätzen machen können, die ein Mitarbeiter verwenden könnte (bitte speichern Sie eine Kopie in Ihrem eigenen Google Drive oder laden Sie eine Kopie auf Ihren Computer herunter und bearbeiten Sie sie dann):
https://docs.google.com/document/d/1na3J4PxoFXUX3KNdzc7wb7Vi-5ZpbgvVaLgdXvNY_Ms/
3. Schreiben Sie eine Mitarbeiterbeurteilung
Führen Sie mithilfe der unten verlinkten Vorlage für Leistungsbeurteilungen Ihre eigene Beurteilung des Mitarbeiters durch. Berücksichtigen Sie bei der Eingabe auch dessen Selbsteinschätzung (denn vielleicht lernen Sie etwas Neues).
Ich bevorzuge ein Formular, das eine Kombination aus einzelnen Attributen oder Bereichen enthält, bei denen Sie mit einem Häkchen eine Bewertung abgeben. Sie müssen aber auch einige Sätze unter jeden Bereich schreiben. Ich denke, es ist wichtig, einige Beobachtungen aufzuschreiben, denn das zeigt, dass Sie wirklich über die Leistung Ihres Mitarbeiters nachgedacht haben und nicht nur Kästchen ankreuzen.
Sie müssen es nicht übertreiben, indem Sie Seite für Seite schriftliche Beobachtungen schreiben. Sie schreiben ja keinen Aufsatz. Schreiben Sie klar und deutlich, aber formulieren Sie Ihr Feedback so positiv wie möglich (selbst wenn Sie kritisch sind). Heben Sie sich einige Ihrer Beobachtungen für das mündliche Gespräch auf. Sie können Ton und Bedeutung mündlich sowieso effektiver anpassen als schriftlich.
Formulierungen für die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern, die Ihnen den Einstieg erleichtern
Viele Manager fragen sich, was sie in einer Mitarbeiterbeurteilung sagen sollen. Hier sind einige Beispielsätze für positives Feedback:
- „Tolle Arbeit in mehreren Bereichen“
- „Sehr beeindruckt davon, wie Sie YZ dieses Jahr gemacht haben“
- „Sie haben dieses Jahr enorme Fortschritte gemacht“
- „Du hast dich dieses Jahr so sehr verbessert“
- „Ich bin wirklich zufrieden mit der Entwicklung von VWX“
- „Sie waren bei ABC Feuer und Flamme“
- „Gute Arbeit beim PQR-Projekt“
Aber seien Sie natürlich ehrlich. Es ist eine Sache, Positives hervorzuheben. Eine andere Sache ist es, kein präzises Feedback zu geben, das auf lange Sicht für die Karriere des Mitarbeiters wertvoller wäre.
Formulierungen für die allgemeine Leistungsbeurteilung
Sprechen Sie die Bereiche an, in denen Verbesserungsbedarf besteht oder in denen Sie meinen, dass der Mitarbeiter sich verbessern könnte.
Hier sind einige Beispiele für negative Formulierungen (aber abgeschwächt, sodass der Mitarbeiter sich immer noch gut fühlt):
- „Dieses Jahr würde ich gerne sehen, dass Sie mehr an D und E arbeiten“
- „Ich würde mir wünschen, dass Sie bei G die gleiche Begeisterung an den Tag legen wie bei H, wo Sie sehr effektiv sind.“
- „Bei EFG legen Sie viel Wert auf Details, aber ich würde mir wünschen, dass Sie das etwas dämpfen, indem Sie etwas schneller vorgehen. Bringen Sie beides ins Gleichgewicht.“
- „Ich denke, wenn man sich darauf konzentriert, kann man im Bereich RST viel erreichen.“
- „Das Projekt LMN hätte etwas reibungsloser ablaufen können, wenn man die Planung betont hätte. Ich würde gerne sehen, dass Sie im kommenden Jahr an der Planung arbeiten.“
- „Du bist so gut, wenn du AB machst, wir brauchen von dir unbedingt die gleiche Einstellung für CD.“
Die von mir empfohlene Vorlage für Leistungsbeurteilungen enthält einen Abschnitt für die Erreichung der Ziele des letzten Jahres. Außerdem gibt es einen Bereich, in dem Sie einige Ziele für das kommende Jahr festlegen können.
Ziele sind vielleicht der wichtigste Teil der Jahresbeurteilung. Beschränken Sie sich auf nicht mehr als fünf Ziele pro Jahr. Niemand kann sich auf viele Ziele konzentrieren. Sie überfordern den Mitarbeiter damit nur.
Ziele können Projekte oder ein Ziel zur Selbstverbesserung sein. Sagen Sie dem Mitarbeiter einfach ein paar Dinge, die er Ihrer Meinung nach im kommenden Jahr tun sollte. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie das Gefühl haben, etwas vergessen zu haben. Schon zwei Ziele reichen aus.
Weitere Vorlagen für Leistungsbeurteilungen
In der Beispielvorlage für Leistungsbeurteilungen habe ich einige Beispielziele eingefügt, um ein paar Ideen anzuregen. Hier ist die Vorlage für Leistungsbeurteilungen mit Beispielsätzen. (Bitte speichern Sie eine Kopie in Ihrem eigenen Google Drive oder laden Sie eine Kopie auf Ihren Computer herunter, damit Sie sie bearbeiten können):
https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/
Halten Sie das Review-Meeting persönlich ab
Treffen Sie sich für eine Stunde an einem privaten Ort. Planen Sie es im Voraus. Machen Sie den anderen klar, dass Sie nicht gestört werden möchten. Setzen Sie sich zusammen und sorgen Sie dafür, dass sich der Mitarbeiter wohlfühlt. Sie könnten dem Mitarbeiter beispielsweise ein Getränk anbieten.
Sprechen Sie dann über Ihre Bewertung. Seien Sie gesprächig. Brechen Sie das Eis, indem Sie von Anfang an so viele positive Aspekte wie möglich hervorheben. Verwenden Sie von Anfang an eine wirklich enthusiastische Sprache, um einen positiven Ton anzugeben.
4. So führen Sie eine Leistungsbeurteilung durch
Stellen Sie Augenkontakt her und lächeln Sie. Sprechen Sie über die Zukunft des Mitarbeiters im Unternehmen oder wie sehr Sie sich darauf freuen, im kommenden Jahr mit ihm oder ihr zusammenzuarbeiten. Das zeigt, dass Sie nicht vorhaben, Ihren Mitarbeiter zu entlassen. Das ist sehr wichtig! Sie wissen nie, was in den Köpfen eines Mitarbeiters vorgeht.
Wenn Sie Ihr Gespräch beendet haben, lassen Sie den Mitarbeiter das Formular mitnehmen und darüber nachdenken. Ermutigen Sie ihn oder sie, mit Fragen oder Kommentaren zu Ihnen zu kommen. Bitten Sie ihn oder sie, es zu unterschreiben und das Formular innerhalb von ein paar Tagen zurückzusenden.
Ein letzter Punkt: Nutzen Sie eine jährliche Leistungsbeurteilung niemals als Hinterhalt oder Vorwand, um einen Mitarbeiter zu entlassen. Der Mitarbeiter sollte nicht mit der Angst in das Meeting gehen, arbeitslos wieder hinauszugehen. Wenn das passiert, bedeutet das, dass Sie nicht regelmäßig Feedback gegeben haben oder nicht die richtigen Erwartungen für das Leistungsbeurteilungsgespräch geweckt haben.
4. Geben Sie eine Gehaltserhöhung
Wenn Ihr Unternehmen eine Gehaltserhöhung als Folge einer jährlichen Beurteilung gewährt, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Erhöhung am Ende des Beurteilungsgesprächs mitteilen. Oder Sie können sie mitteilen, wenn der Mitarbeiter das unterschriebene Beurteilungsformular zurücksendet, möglicherweise ein paar Tage später.
Sagen Sie etwas wie: „Vielen Dank für Ihre harte Arbeit. Wir schätzen, was Sie tun, und ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihr Gehalt auf X erhöhen werden.“
Wenn die Leistung so verbessert werden muss, dass eine Gehaltserhöhung nicht gerechtfertigt ist, erklären Sie das dem Mitarbeiter. Manche Manager verlangen von dem Mitarbeiter, dass er sich beispielsweise drei Monate lang verbessert, und vereinbaren dann, die Vergütung zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerten.
Manche Arbeitgeber gewähren keine jährlichen Gehaltserhöhungen im Zusammenhang mit Leistungsbeurteilungen. Wenn das der Fall ist – sagen wir, Sie gewähren einmal im Jahr eine jährliche Teuerungszulage oder Sie zahlen eine Gewinnbeteiligung am Jahresende –, dann weiß Ihr Mitarbeiter das vermutlich bereits.
Wie Sie sehen, kann die Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters, sofern sie richtig durchgeführt wird, für alle Beteiligten eine positive und nützliche Erfahrung sein.
Viel Glück!
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Alle Antworten auf Leserfragen stammen von der Redaktion von Small Business Trends, die insgesamt über mehr als 50 Jahre Geschäftserfahrung verfügt. Wenn Sie eine Frage einreichen möchten, senden Sie sie bitte hier.
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